Oversikt over trenere, koordinatorer og innehavere av andre verv i langrennsgruppen finner du HER.

Styret i Haslum IL Langrenn:

Organisering av langrennsgruppen: Se organisasjonskart vedlagt i kolonnen til høyre.

Beskrivelse av roller i styret og øvrige verv i Haslum Langrenn

Oppdatert 7. januar 2024

Styreleder

• Se til at langrennsgruppen i Haslum IL er organisert på en hensiktsmessig måte som fremmer et godt idrettsmiljø og gir gode rammer for sosial og sportslig utvikling for medlemmene.
• Organisere og lede 4-5 styremøter pr. år og årlig gruppemøte (årsmøte)
• Identifisere og rekruttere kandidater til verv i langrennsgruppen
• Delta i, eller sørge for at langrennsgruppen er representert i, 4-5 styremøter i Haslum IL. Medlem i valgkomiteen i Haslum IL.
• Representere Haslum overfor Akershus skikrets, inkludert deltakelse i kretsens vår- og høstmøter
• Følge opp all e-post på [email protected]
• Fremme budsjettforslag overfor styret, i samarbeid med økonomileder.
• Fremme forslag til styret årlig om evt endringer i treningsavgifter og gjøre dette klart for fakturering medio november. Gjøres sammen med medlemsansvarlig.
• Holde informasjonsmøte for alle foreldre på høsten etter oppstart av barmarksesongen.
• Sikre at langrennsgruppen overholder sine økonomiske forpliktelser, og at utbetalinger skjer i henhold til gruppens prinsipper, vedtak og relevante fullmakter.
• Registrere all renndeltakelse og -gebyr per løper, etter mottatte fakturaer. (Denne oppgaven kan rulleres mellom ulike verv.)
• Sikre langrennsgruppen innendørs treningsfasiliteter (gymsal-tider).
• Være styrets kontaktperson mot langrennsgruppens informasjonsleder, langrennsgruppens Team Vestmarka-kontakt, klatrevegg-ansvarlig, skibuss-ansvarlig og mot alle koordinatorene.

Nestleder

• Støtte styreleder i utviklingen av langrennsgruppen og tre inn i styreleder-rollen etter avtale eller i styreleders fravær
• Representere klubben i fora og saker rundt bruk og utvikling av arenaen i Eineåsen og snøproduksjonen der.
• Følge opp kontrakten mot Bull Ski & Kajakk. Dette inkluderer å gjøre avtale om og informere om klubbkvelder og smørekurs, uttak av premier, fakturering av støtte, m.m.
• Utvikling og leveranse av skibekledning: Design, sponsor-logoer, pristilbud, bestillingsfrister, informasjon til utøvere.
• Eie og moderere Facebook-siden til langrenngruppen sammen med informasjonleder og leder.
• Eie og moderere bruktmarked-siden på Facebook
• Organisere premiering av renndeltakelse.
• Delta på eksterne møter med leder eller stille når leder ikke kan.
• Delta i langrennsgruppens styremøter
• Være styrets kontaktperson mot sponsoransvarlig, mot gruppens Eineåsen snøproduksjons-kontakt og mot rennleder og sekretariatsleder for Tour de Bærum/Haslumrennet.

Sportslig leder

• Se til at treningstilbudet i langrennsgruppen fremmer et godt idrettsmiljø og gir gode rammer for sosial og sportslig utvikling for medlemmene.
• Organisere og veilede den sportslige aktiviteten i klubben i henhold til skiforbundet sin utviklingstrapp.
• Legge frem utkast til langrennsgruppens sportsplan til styret for behandling senest i september hvert år. Ferdigstille og legge frem for trenerne før sesongstart, og følge opp iverksettelsen gjennom sesongen.
• Rekruttere, veilede og drive kompetanseutvikling av trenergruppen, herunder promotere relevant kurstilbud fra krets og forbund.
• Ha trenermøte på høsten og våren med dialog rundt treningsfilosofi og -organisering, inkludert erfaringsdeling.
• Ha infomøte for nytt kull på høsten før oppstart for å rekruttere nye foreldretrenere og koordinatorer.
• Organisere det sportslige programmet på fellessamlinger (Hudøy, Løvlia og familiesamling Gomobu).
• Organisere deltakelse på Ungdomsbirken: Reservere overnatting, følge opp booking, informasjon til aktuelle grupper, budsjett/prising, romfordeling. Gruppens Tur-ansvarlig gir støtte til organisering av påmeldinger. (Organisering av hele enkelt-arrangementer kan gjerne delegeres til en «arrangements-prosjektleder»)
• Sikre utendørs treningssteder og -tider for gruppen
• Fordele treningssted og treningstid mellom gruppene ved behov
• Lage Terminliste og komme med anbefalte renn gjennom sesongen.
• Organisere påmelding og lag-inndeling til stafetter i samarbeid med sportssjef for de yngste gruppene, i henhold til klubbens prinsipper for stafett-deltakelse.
• Arrangere klubbkveld på høsten og klubbkveld/-mesterskap på vinteren.
• Rekruttere, etablere kontrakter, fordele og følge opp ungdomstrenerne (bortsett fra kompensasjonsbiten, som økonomileder har ansvar for)
• Delta i langrennsgruppens styremøter
• Være styrets kontaktperson mot sportslig leder for de yngre gruppene og mot hovedtrenerne i UH- og HL-gruppene
• Være styrets kontaktperson mot Tur-ansvarlig, Materiell-ansvarlig og de ansvarlige for Haslum sitt gruppeopplegg for Ungdommens Holmenkollrenn og Ungdomsbirken.
• Dagens Sportslig leder er også utpekt som Haslum Langrenn sin representant i styringsgruppen for Team Eineåsen (treningssamarbeid med BVH og Lommedalens IL for 13-16-årsklassene)

Sports-sjef for 7-12-årsgruppene (Sportslig leder dekker denne rollen for HL- og UH-gruppene)

• Være kontaktperson for sportslig ledelse overfor hovedtrenerne for 7-12-årsgruppene,
• Støtte og veilede disse trenerne, særlig førsteårs-kullet. Formidle utviklingstrappa og langrennsgruppens treningsfilosofi.
• Organisere stafettpåmelding og foreta stafettlag-inndeling innen de aktuelle årsgruppene
• Delta i langrennsgruppens styremøter
• Sports-sjefen for 7-12-årsgruppene rapporterer til Sportslig leder

Økonomiansvarlig

• Sikre at styret har god oversikt over langrennsgruppens økonomi, at økonomiske problemstillinger blir adressert i rett tid og rette fora, og at økonomiske transaksjoner skjer i rett tid og med rett autorisasjon.
• Etablere budsjettforslag, i samarbeid med styreleder.
• Føre regnskap for langrennsgruppen, herunder allokering av inntekter fra Superinvite, Spond og Vipps
• Lage utkast til årsregnskap (årsoppgjør utføres av klubben sentralt)
• Legge frem regnskap og budsjett sammen med styreleder på gruppeårsmøtet i langrennsgruppen i februar
• Følge opp kontrakter med ungdomstrenere og sørge for at disse får lønn hver måned.
• Fakturere sponsorer.
• I samarbeid med styreleder viderefakturere kostnader for renndeltakelse til utøverne og følge opp betalinger.
• I samarbeid med medlemsansvarlig sette opp fakturing av treningskontingenter i systemet og følge opp betalinger.
• Påse at økonomi-informasjonen på langrennsgruppens nettside er relevant og oppdatert
• Se til at Tour de Bærum har hensiktsmessig betalingsordning og føre regnskap for arrangementet.
• Delta i langrennsgruppens styremøter.

Medlemsansvarlig

• Registrere alle inn/utmeldinger som kommer. Bekrefte til de som har meldt inn/ut.
• Lage rutiner og følge opp medlemsregistrering, prising av treningsavgifter (allokering av rabatter, fritak etc) og lisensbetaling for alle som fyller 13 år kommende år (før 1. okt hvert år).
• Sørge for at utøvere som fyller 13 år kommende år får tilbud om skilisens (før 1. oktober hvert år)
• Påse at informasjonen på langrennsgruppens nettside om medlemskap, treningsavgifter, skilisens/forsikring er oppdatert
• Delta i langrennsgruppens utvidede styremøter

Informasjonsleder

• Se til at styret og gruppene har hensiktsmessige plattformer og rutiner for informasjonsformidling til utøvere og foreldre
• Utvikle kvaliteten på informasjonen fra langrennsgruppen. Informasjonen skal være klar og enkel, fremme et godt miljø, inspirere sportslig og bidra til rekruttering.
• Vedlikeholde og utvikle langrennsgruppen sin nettside. Være pådriver for at de ulike tema-ansvarlige holder innholdet oppdatert. Bidra med og hente inn relevant innhold.
• Eie og moderere Facebook-siden til langrenngruppen sammen med nestleder og leder.
• Støtte gruppene i å gi informasjon til utøvere og foreldre på en god måte som er tilstrekkelig konsistent på tvers av gruppene.
• Holde kurs for nye koordinatorer.
• Delta i langrennsgruppens utvidede styremøter.

Tur-ansvarlig

• Utføre praktisk organisering av treningssamlingene på Hudøy (august), Løvlia (oktober), og familiesamlingen på Gomobu (november/desember)
• Reservere plasser og følge opp booking, inkludert matbestilling.
• Gi informasjon til aktuelle grupper
• Budsjett/prising, påmelding, romfordeling
• Program / sosialt opplegg på turen, i samarbeid med sportslig leder.
• Gjelder Hudøy: Organisere matinnkjøp og matlaging
• Støtte sportslig leder med påmeldingene til høstsamling for HL, snøsamling for UH/HL og Ungdomsbirken.
• Delta i langrennsgruppens utvidede styremøter
• Tur-ansvarlig rapporterer til Sportslig leder

Materiell-ansvarlig

• Holde oversikt over og orden i alt utstyr som tilhører langrennsgruppen, herunder holde orden i langrennsgruppens container ved Haslumbanen og skap i klubbhuset.
• Ha kontroll på plassering og organisere utlån av verdifullt utstyr, inkludert rulleski, smørekofferter og musikkanlegg.
• Følge opp mot gruppene hva de trenger av utstyr, og kjøpe inn (innenfor langrennsgruppens utstyrspolicy)
• Påse at informasjonen på langrennsgruppens nettside om materiell og bruksordningene er oppdatert
• Delta i langrennsgruppens utvidede styremøter
• Materiell-ansvarlig rapporterer til Sportslig leder

Team Vestmarka-representant

• Følge opp avtalen mellom Haslum IL og Team Vestmarka (TVM) og representere Haslum i styret i TVM og ellers i dialogen med TVM.
• Bringe relevante problemstillinger til styreleder
• Ha kontroll på Haslum sine løpere i TVM slik at fakturaer fra TVM er rett.
• Organisere registrering av FIS-løpere fra Haslum
• TVM-kontakt rapporterer til styreleder

Team Eineåsen-representant

....

Tour de Bærum-kontakt

• Følge opp avtalen mellom Haslum IL og med-arrangør-klubbene
• Representere Haslum i den felles planleggingen av Tour de Bærum (TdB).
• Bringe relevante problemstillinger til styreleder
• Organisere Haslum sitt bidrag til arrangementet, inkludert renn som Haslum har ansvar for. Etablere og lede en egen Haslum TdB-komité.
• TdB-kontakt rapporterer til nestleder i styret

Klatrevegg-ansvarlig

• Ansvar for tilsyn av fysisk vegg, vedlikehold, reparasjon, bruksregler, booking-opplegg og betalingsordning for klatreveggen i Gjønneshallen
• Anskaffe, håndtere utlån og tilsyn med klatreutstyr for utlån til brukere
• Organisere tilbud om bratt-kort-kurs for foreldre/trenere i Haslum
• Påse at informasjonen på langrennsgruppens nettside om klatreveggen er oppdatert
• Klatrevegg-ansvarlig rapporterer til styreleder

Sponsoransvarlig

• Følge opp avtaler med sponsorer. Sikre at langrennsgruppen oppnår og mottar støtten, og at klubben leverer på sine forpliktelser overfor sponsor.
• Søke sponsor-muligheter og reforhandle/forlenge eksisterende avtaler og forhandle potensielle nye avtaler
• Påse at informasjonen på langrennsgruppens nettside om sponsorater er oppdatert
• Sponsoransvarlig rapporterer til nestleder i styret

Hovedlandsrennet-ansvarlig

Ungdomsbirken-ansvarlig

Ungdommens Holmenkollrenn-ansvarlig

• Praktisk organisering av Haslum IL sin deltakelse på arrangementet
• Informasjon til de relevante gruppenes utøvere rundt påmelding og deltakelse i rennet
• Reservere overnatting (HL: koordinert med Akershus skikrets) og følge opp booking
• Budsjett/prising, påmelding, deltaker-betaling, romfordeling, transport-logistikk
• Organisering av støtteapparat/smøreteam
• Hovedlandsrennet-ansvarlig sin rapportering vurderes år for år.
• Ungdomsbirken-ansvarlig og Ungdommens Holmenkollrenn-ansvarlig rapporterer til Sportslig leder.

Koordinator

Hovedtrener

Trener

Beskrivelse av disse vervene er lagt i venstremenyen under "For trenere og koordinatorer".

Godtgjørelse til de som sitter i styret er at de får fritak for treningskontingent til sitt/sine barn opp til og med HL-gruppen. Godtgjørelser ut over dette godkjennes på årlig gruppemøte (årsmøte). Gjeldende praksis er at styreleder, sportslig leder og økonomileder fått en liten godtgjørelse.